Långsamt kan medarbetarna nu återvända till arbetsplatsen. För att det ska bli bra är det viktigt att HR, arbetsmiljörepresentanten och ledningen stöttar och inte förväntar sig att alla ska kunna komma tillbaka lika lätt. I den här guiden till HR berättar vi om hur medarbetarna kan komma tillbaka på ett tryggt sätt.
Att återvända till kontoret kan vara stressigt för vissa, men med noggrann planering, tydlig kommunikation och dialog kan HR hjälpa de anställda att navigera tryggt genom övergången från hemarbete till fysisk närvaro.
Läs också: Förhindra smärta i handleden vid kontorsarbete
Många företag vill att medarbetarna ska komma tillbaka snabbt. Men det är viktigt att komma ihåg att detta inte är något som sker över en natt. Det kommer sannolikt att ta tid för många att vänja sig vid att vara på kontoret - och prestera på samma nivå som tidigare.
Guide till HR: Vad är HR:s roll?
HR är länken mellan ledningen och de anställda när det gäller att få tillbaka alla medarbetare på ett tryggt sätt. Därför är det en viktig uppgift att kommunicera tydligt - både till ledningen och medarbetarna, kring vad som ska hända och vilka förväntningar det finns.
Ett proaktivt tillvägagångssätt är viktigt, där du formulerar förväntningar från båda sidor. Det är en illusion att tänka att saker skulle kunna bli precis som tidigare.
Det handlar både om den fysiska arbetsmiljön, men lika mycket om den psykiska. Långa perioder av hemarbete kan ha varit en belastning för vissa, medan andra har trivts med det och upptäckt vilka möjligheter det ger dem. Utmaningen är att kunna stödja alla i övergången - oavsett hur den ser ut på individuell nivå.
Hjälp medarbetarna att återvända till en bra arbetsmiljö
När det gäller de fysiska aspekterna handlar det om att ta ett beslut om hur ni bäst arbetar framöver. Det får inte vara upp till den enskilda medarbetaren att se till att alla håller avstånd. Hjälp de anställda tillbaka genom att ni har fattat de övergripande besluten i förväg. Om kontoret ska inredas annorlunda än tidigare är det viktigt att se till att god ergonomi också beaktas vid de nya kontorsplatserna - oavsett om de nya kontorsplatserna är i hemmen, på flygplatsen eller bara vid ett nytt fönster på kontoret.
Efter en lång tid av hemarbete med varierande - och ofta undermålig - ergonomi, är god ergonomi nu mer relevant än någonsin.
Läs också: Är du redo för den nya hybrida arbetsplatsen?
Skaffa goda vanor redan från början när du återvänder till kontoret
För att komma tillbaka till kontoret på ett bra sätt är det viktigt att du planerar återgången med din chef. Det gör det lättare att inte falla tillbaka i gamla, dåliga vanor, samtidigt som du får koll på vad som förväntas av dig i ditt arbete.
Många av oss riskerar att arbeta alldeles för mycket när vi kommer tillbaka till kontoret. Istället för att göra det misstaget, prata med din chef och kanske också dina kollegor om hur du prioriterar, så att du undviker att drunkna i allt som behöver göras.
När du väl har prioriterat bland allt är det lättare att sätta en ram för din arbetsdag så att du inte kör över dig själv. På det sättet kan du också hålla dig fri när du har ledig tid - och slippa dåligt samvete för vad du inte hann med.
Vissa goda vanor har vi kanske fått genom att arbeta hemifrån. Kanske har online-möten fungerat bättre i vissa avseenden eftersom de ofta blir kortare. Kanske finns det några möten som har visat sig vara överflödiga. Och kanske har du lärt dig några helt nya saker om hur du själv fungerar.
Allt det ska du ta med dig tillbaka till kontoret för att skapa nya, goda arbetsvanor.
God ergonomi innebär också goda vanor
Vi kastades alla väldigt snabbt ut i hemarbete. De flesta har haft dåliga kontorsplatser i köket, vardagsrummet eller barnrummet - som inte är ergonomiskt utformade för kontorsarbete.
Samtidigt har det förmodligen också varit svårare att komma ihåg att ergonomi inte bara handlar om att ha rätt kontorsstol i rätt höjd. Det handlar också om vad du gör med din kropp.
Det är därför ett välkommet tillfälle att komma igång med de goda vanorna med variation och raster nu när du återvänder till kontoret. Det gäller att komma ihåg att byta arbetsställning många gånger under dagen - och ta pauser. Du kan använda pauserna för att få lite motion och prata med dina kollegor, som också behöver komma ihåg de goda, ergonomiska vanorna.
Läs också: Ergonomi på kontoret: så får du med det på dagordningen
Sammantaget kräver en bra kontorsplats fem saker:
- En ergonomisk stol
- Ett höj- och sänkbart skrivbord
- En korrekt inställd och placerad skärm
- Ett tangentbord som passar dig och lutar negativt
- En ergonomisk mus
Läs också: Undvik skador och spara pengar: effekterna av en ergonomiskt korrekt kontorsplats
Tydlig kommunikation skapar också en hälsosam psykisk arbetsmiljö
Ni behöver vara tydliga i er kommunikation om hur ni hanterar corona (eller resterna därav) - när det gäller utbrott, men lika mycket i vardagen när det gäller vilka riktlinjer som finns angående att tvätta händerna och hålla avstånd.
För vissa är detta självklart, men för andra kan det vara en trygghet att veta att det finns formulerade riktlinjer och hur de ser ut. Speciellt att det finns tydliga (och förnuftiga) regler när det gäller köket, lunchrummet och andra platser dit alla går.
Samtidigt är det bra att informera om hur städningen kommer att ske i framtiden. Kanske upplevelsen av en pandemi har lett till att du inför en extra städning under dagen på utsatta platser, eller kanske kommer du att be dina anställda att städa utvalda platser när de har varit där.
Om du gör det måste du också se till att de har det de behöver för att rengöra och desinficera. Det kan inte vara individens ansvar. Om vissa behöver särskilda rengöringsprodukter, se till att de får det.
Skapa en guide för HR - samt för medarbetarna
I det stora pusslet som det innebär att få tillbaka medarbetarna till kontoret så måste fler guider förberedas. Både för dig själv - och för de anställda.
Att alla ska komma tillbaka samtidigt är förmodligen ingen realistisk plan. Planera därför i god tid för hur alla kan komma tillbaka. Gärna som en detaljerad steg-för-steg-plan med definierade delmål.
Det är bra för de anställda att veta i förväg när de ska träffas på kontoret, så att de kan förbereda sig mentalt.
Se till att kommunikationen är klar och kommunicera i god tid om det blir några förändringar.
Speciellt om inte alla är kvar på kontoret. Alla ska nås av samma information så att inga missförstånd uppstår. Därför måste du också förklara varför du gör som du gör.
Hjälp medarbetarna att komma tillbaka genom att lyssna på dem
Det är till stor hjälp för de anställda om du lyssnar på dem - och bekräftar att uppelvelsen av pandemin är individuell. Ge utrymme för att vissa behöver mer flexibilitet än andra i omställningen som det innebär att komma tillbaka till kontoret.
En bra psykisk arbetsmiljö kräver utrymme för mångfald. Därför måste du kunna ta hänsyn till individuella faktorer och inte rusa igenom denna övergång.
En gemensam förståelse måste skapas av vad ett bra arbetsliv är och hur ni kan skapa den ramen tillsammans. Därför måste du både lyssna på de anställda om de kommer till dig, men också bidra till ett öppet samtalsklimat. Till exempel genom att ta upp frågan i team eller avdelningar. En stor hjälp för de anställda är också att lyssna på dem - och erkänna att de har det annorlunda. Gör plats för att vissa behöver mer flexibilitet än andra i övergångar för att komma tillbaka till kontoret
